Ich habe als Rechtsanwalt lange im Verkehrsunfallrecht gearbeitet und Schadensersatzansprüche für unsere Mandanten gegenüber Haftpflichtversicherungen geltend gemacht. Unsere Kunden sind dabei überwiegend Privatpersonen, die über keine klassische Büroausttattung zu Hause verfügen.
Verkehrsunfallrecht ist Massengeschäft. Um wirtschaftlich arbeiten zu können, muss jeder Arbeitsschritt optimiert sein.
Unsere Kanzleisoftware hat den verkehrsunfallrechtlichen Workflow grundsätzlich ganz gut abbilden können.
Klassischer Workflow in einer Kanzlei
Im Wesentlichen geht es darum
- verschiedene Informationen und Dokumente von verschiedenen Quellen (Mandant, gegnerische Versicherung, KFZ-Sachverständiger) strukturiert erfassen zu können,
- die wichtigen Inhalte zu extrahieren
- als neue Informationen zusammenzufassen (z.B. im Anspruchsschreiben)
- und per E-Mail weiterzuleiten.
Eine der häufigsten Gründe für regelmäßige Aufreger und verzweifelter Anrufe aus dem Sekretariat (an mich, der ich als technisch versierter die Zuständigkeit in allen IT-Fragen hatte…) waren E-Mails von Mandanten mit viel zu großen Dateianhängen.
Produktivitätsblocker: Miserable Dateianhänge
„Klar, ich schicke Ihnen den Kaufvertrag per E-Mail“.
Es kommt eine E-Mail mit einem Bild (keine PDF) an, auf der auch der Kaufvertrag abgelichtet ist. Das Bild ist gedreht, aber nicht glatt um 90 Grad, sondern um 42 Grad. Die Belichtung ist miserable und zu allem Überfluss belegt die Datei 6,3 MB Speicher.
Ein klassisches Beispiel eines übersandten Vertragsdokumentes.
In der täglichen Arbeit erzeugen diese Art von E-Mail-Anhängen nicht nur Frust sondern auch Kosten: Wir haben ausgerechnet, dass im Monat 2 1/2 Arbeitstage einer Fachkraft dafür verloren gehen, Posteingänge aufzubereiten.
Wir wollen PDFs. Klein. Durchsuchbar.
Um in der Kanzlei vernünftig arbeiten zu können, müssen Dateianhänge wie aus dem obigen Beispiel
- vernünftig abgeschnitten sein,
- sie dürften nicht zu groß sein (Dateigröße),
- sie sollten durchsuchbar sein,
- und als PDF vorliegen.
Wenn ich in jedem Fall mein Sekretariat damit beauftrage, diese Arbeitsschritte vorzunehmen, kostet das wahnsinnig viel Zeit. Man stelle sich die Fälle vor, in denen der Mandant einen 17 Seiten Vertrag als einzelnes Bild pro Seite (die Hälfte von denen um 90 Grad gedreht) zu je 4 MB in 5 verschiedenen E-Mails versendet…
Mit MaraMail automatisch…
- ausgeschnitten
- gedreht
- besserer Kontrast / Helligkeit
- PDF erstelllt
- Text erkannt
- unter 1 MB Dateigröße
Problem: PDF verkleinern
Wir kennen Problem wahrscheinlich alle: Beim Versenden einen E-Mail mit ein oder zwei PDF-Anhängen meldet Outlook, dass der Versand nicht stattfinden kann, da die E-Mail-Anhänge zu groß sind.
Aus meiner Kanzlei kam dies häufig bei eingescannten staatsanwaltschaftlichen Ermittlungsakten vor: 60 Seiten, 34 Megabyte.
Sie haben sich bestimmt auch schon dabei wiedergefunden, frustriert auf Google eine Lösung zu finden.
Es gibt sicher einige gute Tools auf dem Markt. Aber entweder sind diese Online Tools, denen man nicht einfach vertrauliche Daten schicken will (und nicht darf) oder es sind mit Werbung überladene Programme aus zwielichtiger Herkunft.
Mit MaraMail automatisch…
- große PDFs einfach verkleinern
- Texterkennung durchführen
- Lesbarkeit verbessern
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Als praktizierender Rechtsanwalt kenne ich die großen und kleinen Leiden des Kanzlei-Alltags.
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